Tietosuojakäytäntö

Hööksin tietosuojakäytäntö

1. Yleistä

Tietosuojakäytännössämme kuvataan, miten Hööks Hevosurheilu Oy ("Hööks", "me"), Y-tunnus 1859735-1, kerää, käyttää, luovuttaa ja säilyttää henkilötietoja.

1.1 Hööks tarjoaa tuotteitaan ja palvelujaan ostotapahtumien yhteydessä ja muissa yhteyksissä, kuten verkkosivustolla käyntien yhteydessä, näiden periaatteiden mukaisesti.

1.2 Sinun on voitava luovuttaa henkilötietojasi meille luottavaisin mielin. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten varmistamme, että käsittelemme henkilötietojasi suojatusti ja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

1.3 Huomaa, että tätä tietosuojakäytäntöä ei noudateta sellaisten henkilötietojen käsittelyssä, jotka annat yhteistyökumppanillemme (kun esimerkiksi napsautat tarjouksessa olevaa yhteistyökumppanimme sivuston linkkiä). Emme vastaa yhteistyökumppaneidemme suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.

2. Rekisterinpitäjä

Hööks Hästsport AB, Y-tunnus 556158-2213, on henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä, joka vastaa siitä, että asiakkaan henkilötietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Hööks on osa Jula-konsernia, jonka valitsema tietosuojavastaava on tavoitettavissa sähköpostitse osoitteessa dpo@jula.com tai kirjeitse osoitteessa Hööks Hevosurheilu Oy, C/O Jula AB, DPO, Box 363, 532 24 Skara, Sweden. Jos sinulla on Hööksin henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä, ota tietosuojavastaavaan.

3. Milloin käsittelemme henkilötietojasi?

3.1 Jotta voisit käydä sivustollamme ja ostaa tuotteitamme tai käyttää palvelujamme, meidän on kerättävä henkilötietojasi ja käsiteltävä niitä.

3.2 Keräämme henkilötietojasi ja käsittelemme niitä, kun ostat tuotteita Hööksin verkkosivustolta, ostat tuotteita myymälöistämme ja olet asiakaskerhomme jäsen, käytät Hööksin tukipalvelua, käyt Hööksin verkkosivustolla tai olet muulla tavalla yhteydessä Hööksiin. Sinusta kerättyjä tietoja tarvitaan sopimuksen tekemiseen Hööksin kanssa ja jotta Hööks voi tarjota palvelujaan ja tarjouksiaan.

3.3 Osoitetietojesi ajantasaisuuden varmistamiseksi Hööks päivittää osoitetietosi automaattisesti käyttämällä kolmannen osapuolen palveluja. Tätä tarkoitusta varten tarvitsemme henkilötunnuksesi, jotta voimme varmistaa, että meillä on voimassa oleva osoitetieto (perusteltu syy).

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

4.1 Hööksin asiakkaat

Keräämme ja käsittelemme seuraavia asiakkaiden henkilötietoja:

• Nimi
• Henkilönumero (henkilötunnus ja/tai asiakasnumero)
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Maksutiedot, valitun maksutavan edellyttämät tiedot ja maksuhistoria
• IP-osoite ja tiedot Hööksin verkkosivuston käyttämisestä
• Mobiililaitteen (esim. matkapuhelimen tai tabletin) sijaintitieto
• Ostokseen liittyvät tiedot
• Tuotteita ja palveluja koskevat asiakkaan valinnat
• Aiheeseen liittyvä kirjeenvaihto (esim. henkilötiedot, jotka annat ottaessasi yhteyttä asiakaspalveluun)

4.2 Muusta lähteestä keräämämme henkilötiedot

Keräämme henkilötietoja, jotka olemme saaneet sinulta itseltäsi sekä tietoja, joita saamme sinusta palveluidemme käytön perusteella sekä ostoksistasi. Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja muista lähteistä. Seuraavasta taulukosta näet, mitä henkilötietoja keräämme sinusta ja mistä lähteestä ne ovat peräisin.

Tiedon lähde	Henkilötietojen tyyppi
Julkiset osoiterekisterit tai tietopalveluyritykset	Väestörekisterissä oleva osoitteesi ja puhelinnumerosi
Luottoluokituslaitokset, pankit tai tietopalveluyritykset	Luottokelpoisuus
Sosiaalinen media	Julkaisemasi kuvat tai kommentit

5. Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

5.1 Hööksin asiakas

Hööks käsittelee henkilötietojasi eri tarkoituksia varten. Tässä kappaleessa selostamme mihin käytämme henkilötietojasi, annamme esimerkkejä käsittelyistä, joita teemme tarkoituksen saavuttamiseksi, mille oikeusperusteelle perustamme käsittelyn ja kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi. Käsittelemme henkilötietojasi pääasiassa seuraavia tarkoituksia varten:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Sovellettavan lainsäädännön noudattaminen, esim. kirjanpitolaki tai tuotevastuu-/tuoteturvallisuuslaki.	Meidän on ehkä pakko käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi lakien, oikeusistuimien tai viranomaispäätösten mukaisesti. Vaatimukset voivat koskea tuotevastuuta tai tuoteturvallisuutta. Näissä tapauksissa meidän on ehkä harjoitettava yleistä viestintää ja tiedotusta tai toimitettava sinulle tietoa tuotehälytyksistä ja tuotteiden takaisinkutsuista. Vaatimukset voivat koskea myös kirjanpitolain tai rahanpesulain mukaisia velvoitteita.	Oikeudellinen velvoite

Säilytysaika: Säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön sovellettavien säilytysaikojen mukaisesti. Esimerkiksi ostoksiin liittyviä tietoja säilytetään 7 vuoden ajan kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Velvoitteemme täyttäminen sinua asiakasta kohtaan, kuten ostoksen ja takuiden täytäntöönpano.	Toimitamme tuotteesi tai palvelusi (ja tiedotamme sinua toimituksesta). Tarkistamme henkilöllisyytesi ja ikäsi. Hallinnoimme maksusi (tähän sisältyy myös sen analysointi, mitä maksuratkaisuja voimme tarjota, tarkastamalla maksuhistoriasi tai noutamalla luottotietosi luottotietoyhtiöiltä). Tarkastamme osoitteesi ulkoisista lähteistä, esim. Klarnalta. Hallinnoimme ja tiedotamme sinulle ostokseesi liittyvän reklamaation tai takuuasian edistymisestä.	Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää sinun kanssasi solmimamme ostosopimuksen velvoitteet.

Säilytysaika: Kunnes kauppa on toteutettu (ml toimitus ja maksu) ja kolmen vuoden ajan sen jälkeen mahdollisten reklamaatioiden ja takuuvaatimusten käsittelyä varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Asiakashoidon ja asiakaspalvelun parantaminen	Viestimme kanssasi ja vastaamme kysymyksiisi, jotka lähetät meille puhelimella tai digitaalisilla kanavilla. Oikaisemme virheelliset tietosi. Vahvistamme henkilöllisyytesi (tarvittaessa). Käsittelemme valituksesi ja tukipyyntösi. Tukipyyntö voi koskea esim. teknistä tukea.	Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa meidän ja asiakkaamme oikeutetun intressin yleisestä asiakashoidosta ja asiakaspalveluasioiden käsittelystä.

Säilytysaika:Vähintään 1 vuosi asiakaspalveluasian sulkemisesta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Tuotteidemme ja palveluidemme markkinointi	Lähetämme suoramarkkinointia, kuten asianmukaista tietoa ja kohdistettuja tarjouksia uutiskirjeessä, Internetissä, postilla, sähköpostilla, tekstiviesteillä ja puhelimitse. Näytämme asianmukaisia tuotesuosituksia, lähetämme vastaanottajan kiinnostuksiin perustuvia artikkeleita, lähetämme ostoslistaehdotuksia ja teemme vastaavia toimenpiteitä. Helpotamme palveluidemme käyttöä esim. säilyttämällä ostoslistasi/toivelistasi ja valitun maksutapasi tulevien ostosten helpottamiseksi tai muistuttaaksemme sinua unohtuneista ostoskoreista. Toteutamme räätälöityjä kampanjoita/lähetämme sinulle ostohistoriaasi perustuvia tarjouksia. Toteutamme yleisiä kampanjoita tai lähetämme yleisiä tarjouksia ja kutsuja tapahtumiin.	Oikeutettu intressimme on yrityksemme, tuotteidemme ja palveluidemme markkinointi.

Säilytysaika: Vähintään 2 vuotta viimeisestä aktiviteetista (esim. viimeisestä ostoksesta, siitä, kun napsautit uutiskirjeemme linkkiä tai kirjauduit tilillesi).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Asiakastarjontamme parantaminen, esim. palveluiden, tuotteiden ja toimintojen parantaminen	Teemme palveluistamme käyttäjäystävällisempiä. Tuotamme tietoa yrityksemme parantamiseksi arvioimalla, tehostamalla ja suunnittelemalla uusien myymälöiden ja varastojen perustamista, sisäänostoa, varastointia ja toimituksia sekä kehittämällä valikoimaamme. Annamme sinulle ja muille asiakkaillemme mahdollisuuden vaikuttaa valikoimaamme esim. asiakas- ja markkinointitutkimuksilla. Tuotamme tietoa IT-järjestelmämme parantamiseksi sekä yrityksen ja kävijöiden/asiakkaiden turvallisuuden parantamiseksi.	Käsittely on tarpeen, jotta voimme toteuttaa meidän ja asiakkaidemme oikeutetun intressin parantaa asiakastarjontaamme esim. kehittämällä palveluita, tuotteita ja toimintoja

Säilytysaika: Meidän on vaikea sanoa etukäteen, kuinka kauan meidän on säilytettävä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten. Olemme sen sijaan ottaneet käyttöön rutiineja, joilla tarkastamme jatkuvasti tarvitaanko henkilötietojasi edelleen tätä tarkoitusta varten. Jos emme ole käyttäneet henkilötietojasi 1 vuoden sisällä, poistamme ne, koska emme usko enää tarvitsevamme niitä. Suojaamme kaikin keinoin yksityisyytesi. Suorittaessamme henkilötietoihisi perustuvia analyysejä, analyysejä suorittavat työtekijämme eivät tiedä, että henkilötiedot liittyvät sinuun, vaikka voimme liittää ne sinuun toisessa järjestelmässä olevien tietojen avulla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:	Esimerkki siitä, miten me käsittelemme tietojasi tarkoitusta varten:	Oikeudellinen perusta, jolla perustelemme käsittelyn:
Petosten, väärinkäytösten estäminen ja rikosten estäminen, ehkäiseminen ja selvittäminen	Selvitämme ja estämme petokset ja muut laittomuudet. Ryhdymme toimenpiteisiin estääksemme roskapostilähetykset, phishing-kalastelun, ahdistelun, luvattomat kirjautumiset käyttäjätilille ja muut toimenpiteet, jotka ovat käyttöehtojemme mukaan kiellettyjä. Suojaamme IT-järjestelmämme hyökkäyksiä vastaan.	Oikeutettu intressimme on palvelun väärinkäytön estäminen sekä yritykseen kohdistuvien rikosten estäminen, ehkäiseminen ja selvittäminen.

Säilytysaika: Enintään 1 vuosi keruuhetkestä. Jos epäilemme, että palvelua on väärinkäytetty tai että rikos on tapahtunut, säilytämme tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan meidän (tai kolmannen osapuolen) juridisten vaateiden esittämiseen, puolustamiseen tai toteuttamiseen.

5.2 Hööks & Friends -jäsenet

Hööks & Friends -jäsenenä käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme hallinnoida Hööks & Friends -jäsenyyttäsi jäsenehtojemme täyttämiseksi.

Käsittelemme tietojasi, jotta voimme:

• Rekisteröidä ja laskea bonuksesi ja lähettää bonussetelisi.
• Tarjota jäsenehtojen mukaisia etuja ja tarjouksia, esim. näyttää asianmukaisia tuotesuosituksia, lähettää vastaanottajan kiinnostuksiin perustuvia artikkeleita, lähettää ostoslistaehdotuksia ja vastaavia toimenpiteitä.
• Helpottaa palveluidemme käyttöä esim. säilyttämällä ostoslistasi/toivelistasi ja valitun maksutapasi tulevien ostosten helpottamiseksi tai muistuttaaksemme sinua unohtuneista ostoskoreista.
• Lähettää suoramarkkinointia, kuten asianmukaista tietoa ja kohdistettuja tarjouksia uutiskirjeessä ja Internetissä.

Oikeudellinen perustamme henkilötietojen käsittelylle on jäsensopimus (jäsenehdot), jonka olemme solmineet kanssasi. Säilytämme tietojasi 3 vuoden ajan viimeisestä aktiviteetista. Täydelliset ehdot ja lisätietoa siitä, miten käsittelemme jäsenten henkilötietoja, on täällä.

6. Miten kauan henkilötietojasi säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden alkuperäiselle käyttötarkoitukselle tai pidempään kuin sopimus vaatii. Tämän jälkeen henkilötietosi poistetaan.

7. Mihin luovutamme henkilötietojasi?

7.1 Hööks voi tarvittaessa luovuttaa henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, kuten Hööks-konsernille ja henkilötietojen käsittelijälle (osapuolille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme voimassa olevien sääntöjen mukaisesti). Voimme luovuttaa tietojasi myös osoitteiden päivityspalveluja tarjoaville yrityksille varmistaakseen, että meillä on käytettävissämme voimassa oleva osoitteesi.

7.2 Hööks voi luovuttaa henkilötietoja myös, kun voimassa oleva lainsäädäntö tai viranomaisten vaatimukset sitä edellyttävät, toteuttaakseen oikeutettuja etujaan tai havaitakseen ja estääkseen petoksia ja muita teknisiä tai turvallisuusongelmia tai ilmoittaakseen niistä.

7.3 Emme luovuta henkilötietojasi edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille, ellet ole antanut siihen lupaa.

7.4 Jos liiketoimintamme tai osa siitä myydään tai integroidaan toiseen liiketoimintaan, henkilötietojasi voidaan luovuttaa neuvonantajallemme, mahdolliselle ostajalle ja ostajan neuvonantajalle.

8. Siirrot kolmanteen maahan

Voimme joutua luovuttamaan henkilötietojasi Yhdysvaltoihin. Tällainen tilanne on mahdollinen, jos luovutamme tietoja toiselle yritykselle kohdan 7. mukaisesti. Luovutamme henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle vain, kun riittävä tietosuojan taso voidaan varmistaa.

Jotta voimme turvata henkilötietosi siirron yhteydessä, varmistamme, että vastaanottaja on Privacy Shield -sertifioitu ja noudattaa Privacy Shield -järjestelyn periaatteita. Saat jäljennöksen suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä.

9. Tietosuojakäytännön muuttaminen

Hööks pidättää oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöä. Muutoksesta ilmoitetaan verkkosivustollamme ja myymälöissämme. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä sinulle ennen niiden astumista voimaan. Jos et hyväksy muutoksia, sinulla on oikeus sanoa irti sopimuksesi Hööksin kanssa.

10. Henkilötietojesi suojaaminen

Sinun on voitava luovuttaa henkilötietojasi meille luottavaisin mielin. Hööksin toteuttamat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojaavat henkilötietojasi luvattomalta tietoihin pääsyltä, tietojen muuttamiselta ja poistamiselta. Asiakkaan tiedot tallennetaan turvalliselle palvelimelle tietokantaan, joka on suojattu pääsynvalvonnalla ja palomuurilla. Korttiostoksissa käytämme hyväksyttyä maksuasiamiestä, joka tarkistaa pankista korttisi maksukelpoisuuden. Tiedot lähetetään salattuina suojatussa yhteydessä, eikä Hööks tallenna kortin tietoja. Maksuasiamies käsittelee kortin tietoja kansainvälisen PCI DSS -tietoturvastandardin mukaisesti. Tämä varmistaa kortin käytön turvallisuuden.

11. Oikeutesi

11.1 Hööks vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

11.2 Hööks oikaisee, tekee nimettömäksi, poistaa tai täydentää pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan virheellisiä tai puutteellisia tietoja.

11.3 Sinulla on muun muassa seuraavat oikeudet:

a. Pääsy henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus milloin tahansa (veloituksetta kerran vuodessa) pyytää rekisteriotetta sinusta tallentamistamme henkilötiedoista.

b. Henkilötietojen oikaiseminen. Korjaamme pyynnöstäsi mahdollisimman pian sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

c. Henkilötietojen poistaminen. Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, jos esimerkiksi niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Tietyt lakisääteiset velvoitteet, esimerkiksi kirjanpito- ja verolainsäädäntö, voivat kuitenkin estää meitä poistamasta henkilötietojasi välittömästi. Tällöin lopetamme muun sellaisen tietojesi käsittelyn, joka ei ole lainsäädännön velvoittamaa.

d. Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen. Henkilötietoihisi liitetään merkintä, että niitä saa käsitellä vain tiettyihin rajattuihin tarkoituksiin.

11.4 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada meille antamasi henkilötiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

11.5 Jos et halua, että käsittelemme tietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin, sinulla on oikeus vastustaa tällaista henkilötietojesi käsittelyä ottamalla yhteyttä meihin. Kun olemme saaneet tiedon vastustuksestasi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tällaiseen markkinointitarkoitukseen.

11.6 Sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Evästeet

Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka tallentamiseen tietokoneellesi verkkosivusto pyytää lupaa. Evästeen tarkoituksena on tehdä sivuston käytöstä mahdollisimman sujuvaa. Evästeet eivät sisällä henkilötietoja, vaan tekstitiedosto koostuu kirjaimista ja numeroista. Kullakin evästeellä on yksilöivä numero, mutta keräämissämme evästeissä ei näy henkilötietojasi, kuten nimeäsi tai tietokoneesi IP-osoitetta. Kyseessä on niin kutsuttu pseudonymisoitu tieto, jota emme käytä tavalla, jossa yhdistäisimme henkilötietosi evästetietoihin.

Evästeet ovat tyypiltään erilaisia.

• Istuntokohtaiset evästeet tallentuvat väliaikaisesti tietokoneellesi, kun käyt verkkosivustollamme. Eväste poistetaan, kun suljet selaimen.
• Pysyvät evästeet säilyvät tietokoneellasi siihen asti, kunnes poistat ne.
• Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat evästeitä, jotka Hööksin verkkosivusto asettaa tietokoneellesi, kun vierailet sivustollamme.
• Kolmannen osapuolen evästeet ovat evästeitä, jotka toinen yritys tallentaa tietokoneellesi (kolmannen osapuolen evästeiden ansiosta näet esimerkiksi mainoksia tuotteista, joita olet aikaisemmin napsauttanut tai joista olet tehnyt hakuja).

Evästeitä saatetaan käyttää hooks.fi-sivustolla myös tekemiesi hakujen analysointiin sekä sen selvittämiseen, millä verkkosivuston sivuilla ole käynyt. Yhdessä ne muodostavat kävijästä yleisen haku- ja toimintamallin. Analyyseja voidaan käyttää markkinointimme perustana kävijän vieraillessa omalla verkkosivustollamme ja muilla sivustoilla. Käytämme tallennettuja evästeitä esimerkiksi voidaksemme tarjota sinulle mahdollisimman henkilökohtaisen ostokokemuksen ja sinulle kohdennettua ja merkityksellistä tietoa. Tähän tarkoitukseen käytämme kolmannen osapuolen kaupallista toimijaa, jotta viestintämme sisältö olisi kohdennettua ja sinulle kiinnostavampaa ja merkityksellisempää.

Evästeitä käytetään myös parantamaan sivustollamme käyvien käyttäjäkokemusta. Lisätietoa evästeistä saat esimerkiksi Viestintäviraston sivustolta osoitteesta viestintavirasto.fi.

Voit milloin tahansa muuttaa evästeiden käyttöä ja rajoituksia koskevia selaimesi tai laitteesi asetuksia. Siirry selaimen tai laitteen asetuksiin, josta saat lisätietoa evästeitä koskevien asetusten muuttamisesta. Asetuksilla voit estää kaikki evästeet tai voit hyväksyä vain ensimmäisen osapuolen evästeiden käytön. Voit myös valita asetuksen, joka poistaa kaikki evästeet, kun suljet selaimen. Huomaathan, että asetusten muuttaminen saattaa rajoittaa verkkokauppamme tai muiden palveluidemme toimivuutta.

13. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä, henkilötietojesi käsittelystä tai oikeuksiesi käyttämisestä, ota meihin yhteyttä. Yhteystietomme ovat:

Hööks Hevosurheilu Oy
Hagelstamintie 31
01520 Vantaa

Puhelin: 09-231 340 40 (pvm/mpm)
Sähköposti: asiakaspalvelu@hooks.fi
Päivitetty 25.5.2018